师生为实验材料管理系统打call

“太方便了!新的管理系统免去了教师定期结账和报账的麻烦,教师购买材料后,财务系统会自动扣除经费,也大大减少了校外的玻璃器皿和耗材经销商的上门推销对教师和研究生的干扰,恢复了实验室的安宁。” 动物医学院教授、实验室主任黄勇高兴地说。

  随着全国高校改革的不断深入,许多高校除易制毒品外的耗材物料的采购权,实际上都已下放到院、系、所、中心。二级实体单位不仅教学所需的耗材有自主采购权,所承担的科研项目,尤其是横向科研项目的课题耗材物料的采购,大部分甚至是绝大部分也都是自主采购。但是,在市场经济和网络及现代物流的大环境下,自主采购也存在供应商选择不合理、耗材品质低劣、采购经办人员吃回扣等不可忽视的问题。

  因此,如何应对新形势下高校实验材料采购与管理的要求,使采购管理更好的服务于教学科研,成为我校集中采购管理改革中要突破的重点之一。在此背景下,学校升级改版了原实验室材料管理系统。新系统自3月1日试运行以来,受到了师生们的一致欢迎。


  建立学校专属信息库  从源头杜绝伪劣产品


  “目前,社会上大大小小的实验材料供应厂商队伍如雨后春笋迅速壮大,面对如此庞大、复杂的实验材料供应市场,如何为各院、所采购到质优、价廉、服务好的“三优”产品,一直是我们采购管理部门重点关注的一个问题。”国资基建处副处长郭强说。

  实验材料属于特殊商品,许多化学试剂属于危险品或易制毒品。当前,我国对化学危险品等的管理越来越严格,但制度还未健全、市场较为混乱,表现在:供应商良莠不齐,其经营的合法性和运输的安全性难以保证;同种实验材料不同的生产厂家,在质量和性能上参差不齐;同一实验材料从不同地区、不同厂商、不同渠道采购价格存在着较大差异;许多供应商服务不到位,忽视售后服务。因此,教师和学生在不熟悉市场情况下购买实验材料,不但浪费时间和精力,而且在质量、性能和价格上差别很大。

  针对实验材料种类繁多,品名不统一问题,我校结合自身实际情况,在国家现有的命名原则和通用名的基础上,通过全校调查摸底和专家确认的方法,按玻璃器皿、低值易耗品、化学试剂,结合危险化学品、易制毒化学品等分类的方式,详细列出品名、生产厂家、规格、实验用途和等级及要求,建立并完善全校实验材料集中采购目录。通过政府招标,确定供应商,建立了全校实验材料集中采购信息库。

  “新系统通过采购管理部门确定实验材料集中采购目录,明确实验材料品种、生产厂商、规格等内容,并通过政府采购招标集中采购目录内的实验材料,相较其他试剂耗材公司价格低廉,节省了相当的实验项目经费,质量也有保证。”环境学院教师杨刚为新系统点赞。


  构建快捷透明的管理平台  全过程规避腐败风险


  财务处副处长陈永智说,“利用信息化手段实现财务核算与材料采购两个系统数据交换,不仅提高材料采购结算及时性与准确性,而且能从管理制度上有效降低腐败发生的风险。”

  相较于前些年各教学、科研实验室自行采购实验材料的管理方式,新系统规避了这种模式存在的浪费用户时间和精力、采购没有形成规模效应等缺点,采用招标实验材料供应商与价格、用户网上定购、供应商定时定点送货的集中采购管理模式。学校可以实行仓库零库存管理,不但节省有关库房建设和周转金的资金投入,也节约了采购管理人员的数量、时间和精力,从而大幅度节省了管理成本。同时,基于网络环境下的实验材料集中采购可以集中全校实验材料的使用量,形成规模效应,使供应商与生产厂商竞争更完全、更充分,用户获得更为合理并且低廉的价格,实验材料价格平均降幅可达10%左右,节省了采购资金。此外,实行网上采购,管理工作全流程网络化、自动化管理,全透明流程,内嵌制约机制,可实时监控,让任何不正当谋利行为无处藏身。

  “现在实验材料采购的申报和审批更方便快捷了,”生命科学学院教授吴琦谈到,“不受时空的限制,无需找职能部门签字,省去了以前开发票和报账的程序,从选择产品到收到产品,具有类似网购的体验。”

  环境学院教师李远伟对新系统的人性化设计很满意:“招标供货目录里面能很方便的检索到所需实验材料,预定也很方便,只需要输入数量即可,有现货的送货也相当快,一般十分钟左右就能直接送到实验室,而且手机上也可以打开系统网页进行操作。”


  积极收集师生反馈建议  不断优化升级


  实验材料管理系统试运行以来,师生们由衷地感受到带来的便利,同时也提出了不少反馈意见和建议:

  ——建议每种物品都增加实物照片,便于直接选用,特别是有些低值实验耗材,不看实物还真不知道其适用性,质量和耐用性。

  ——预定选项可以增加一个送货时间,定时定点到,老师什么时候要什么时候在,这样方便供货商,也方便老师。

  ——增加评价系统,比如同学老师可从价格,质量上对该实验

  材料进行评价或者建议,提升产品质量及服务水平。

  ——药品清单最好按类别进行归类,方便查询选用。

  ……

  “鉴于师生们的试用反馈,接下来我们会对管理系统作出修改调整,让师生们用得更加方便,更加舒心。”设备科科长蒋谦谈到。


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